Urlopy i zarządzanie wnioskami urlopowymi online

Jeśli korzystasz z obiegu wniosków urlopowych to w pierwszej kolejności Twój pracownik powinien wysłać wniosek o anulację urlopu, a następnie akceptując wniosek urlop będzie usunięty. Natomiast jeśli nie korzystasz z tego obiegu możesz to zrobić z dwóch poziomów w systemie.W plenerze urlopowym należy kliknąć prawym przyciskiem myszy w polu wprowadzonego urlopu, a następnie Usuń, lub w kartotece urlopowej wybrać konkretny dzień i kliknąć wstawiony urlop, wówczas powyżej kalendarza należy kliknąć Usuń.

Nie ma potrzeby druku wniosków urlopowych składanych elektronicznie.

Akceptantem urlopu w programie do urlopów, tak jak i w przypadku wersji papierowej, jest bezpośredni przełożony pracownika lub niezależny akceptant, którego można wskazać w kartotece pracownika.

Przepisy nie regulują formy składania wniosku urlopowego, jest ona uzależniona od regulacji wewnątrzzakładowych. Wprowadzenie wniosków urlopowych w formie elektronicznej skraca czas akceptacji urlopu, likwiduje czynności administracyjne oraz eliminuje konieczność magazynowania fizycznych dokumentów.

Grafik Optymalny jest w 100% zgodny z Kodeksem Pracy. Jeśli wprowadzane są nowelizacje przepisów, od razu reagujemy i program do tworzenia grafików jest aktualizowany.

Szkolimy osoby które zaczynają pracę z systemem, a także wspieramy użytkowników przez cały okres trwania umowy. Dodatkowo masz do dyspozycji bazę wiedzy o programie. Jeśli zdecydujesz się na nasz program do planowania czasu pracy, będziesz pod stałą opieką naszej firmy.

Grafik Optymalny umożliwia integrację z zewnętrznymi programami m.in są to systemy kadrowo-płacowe (np. Enova364, Comarch ERP Optima, Symfonia, SAP i wiele innych), a także sprzedażowe. Skontaktuj się z nami, jeśli jesteś zainteresowany integracją.

Możesz kontaktować się z nami telefonicznie, pod numerami: 887 033 346, 887 033 345 lub mailowo: wsparcie@grafikoptymalny.pl, a także poprzez czat dostępny na stronie. Jesteśmy do Twojej dyspozycji w godzinach 9-17. Jeżeli zadasz pytanie w godzinach późniejszych, odpowiemy najszybciej jak to możliwe w kolejnym dniu.

Każdy pracownik dodany do systemu ma możliwość logowania, ze swojego poziomu ma dostępność do tzw. panelu pracownika, czyli m.in.: do grafików, planu urlopów, może wysłać prośby grafikowe, a także wnioski urlopowe. Może pobierać udostępnione mu pliki czy dokumenty. Jeżeli korzystasz z modułów do szkoleń czy ocen okresowych, wówczas pracownik może śledzić swój proces szkoleniowy czy okresowe oceny pracy.

Pracownika z systemu nie można usunąć trwale, bo dane o czasie pracy muszą być przechowywane w celu naliczenia wynagrodzeń itd., Osobie nie pracującej musisz odznaczyć status (checkbox) Pracuje na karcie w zakładce Dane. Pracownik od tego momentu nie będzie pojawiał się w polu tworzenia grafiku, a także nie będzie mógł zalogować się do systemu.

Sytuacja ma miejsce, gdy prośby grafikowe pracownika nie zostaną zaakceptowane przez przełożonego. Dopiero po zmianie statusu i zaakceptowaniu dostępności, zostaną one przeniesione do grafiku pracy oraz widoczne w kalendarzu dostępności.

Jest to prawidłowe działanie systemu. Kompensaty wprowadzane są w dniu kiedy oddajemy pracownikowi czas wolny za powstałe nadgodziny, a nie w dniu kiedy te nadgodziny powstały. Rozliczenie nadgodzin w postaci czasu wolnego, nie oznacza, że te godziny nadliczbowe przestały istnieć, dlatego w raportach mamy informację ile nadgodzin powstało w danym okresie, a ile zostało rozliczonych w postaci czasu wolnego.

Plan obsady możesz uzupełnić na kilka sposobów m.in poprzez wpisanie faktycznych danych - jeśli takie posiadasz, lub poprzez określenie potrzebnej liczby pracowników w danym interwale czasowym. Plan obsady pomoże Ci określić, jaką liczbę pracowników potrzebujesz do pracy w danym czasie. Podstawą może być produktywność czyli ilość wytworzonego dobra przez jednego pracownika. Może się ona odnosić np. do wysokości sprzedaży w handlu detalicznym, ilości obsłużonych połączeń w call center lub ogólnej liczby obsłużonych klientów. Plan obsady umożliwi Ci automatyczne generowanie grafiku pracy, a wprowadzone dane będą ramą dla algorytmu planującego pracę.

Grafik Optymalny - nasz program do tworzenia grafików, obsługuje wszystkie długości okresów rozliczeniowych m.in miesięczny, 2- miesięczny, kwartalny, 4-miesięczny, półroczny i roczny. Okres rozliczeniowy może być liczony od 1 stycznia lub dowolnej daty.

W Grafiku Optymalnym możesz planować pracę zarówno w równoważnym 12-godzinnym, jak i w podstawowym systemie.

Chorobowe należy wprowadzić w grafiku pracy. Należy kliknąć w konkretny czas pracy, a następnie zmienić status na Chorobowe.

Pracownik powinien pozostawić puste pole w dniu w którym nie może być w pracy.

Nasz program do układania grafiku wysyła automatyczne powiadomienie do pracowników, gdy grafik publikowany jest po raz pierwszy. Jeśli będziesz nanosił zmiany to kolejne wiadomości nie będą wysyłane. Możesz powiadomić pracowników z poziomu wysyłki wiadomości. Przy dokonaniu jakichkolwiek zmian w grafiku są one od razu widoczne dla ujętych w nim pracowników.